Ultramarinviewer Handbuch

Alexander Spieß

Einleitung

Das Handbuch bezieht sich auf die Ultramarinviewer-Version 1.1. Die Software Ultramarinviewer visualisiert eRechnungen (elektronische Rechnungen) – ansonsten erfüllt sie keinen anderen Zweck. Die Version 1.1 visualisiert nur XRechnungen, in zukünftigen Versionen sollen weitere EN16931-kompatible eRechnungen angezeigt werden können. Die Software verwendet die von der KOSIT (deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards) bereitgestellte XRechnung-Visualisierung und erleichtert damit die Prüfung von XRechnungen. Hintergrund: eine XRechnungsdatei hat keine “eingebaute” Visualisierung wie beispielsweise eine TIFF- oder PDF-Datei, stattdessen wird aus den strukturierten XML-Rechnungsdaten eine Visualisierung abgeleitet, die je nach Buchhaltungssoftware ein wenig anders aussehen kann. Die Software Ultramarinviewer bietet deshalb mit der Standard-Visualisierung der KOSIT ein unabhängiges, zweites Rechnungsprüfungswerkzeug neben Ihrer Buchhaltungssoftware.

Anwenderkreis

Die Software Ultramarinviewer ist ein (Zweit-)Werkzeug für Buchhalter, Steuerberater, Steuerprüfer, Behördenlieferanten, Behördenmitarbeiter und EDV-Spezialisten, um elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Das primäre Rechnungsprüfungswerkzeug ist selbstverständlich Ihre Buchhaltungssoftware. Der Ultramarinviewer sollte genutzt werden, um mit der Standard-Visualisierung einen unabhängigen “zweiten Blick” auf eine XRechnung zu werfen, bevor sie versendet oder weiterverarbeitet wird. Ein weiterer Vorteil der Standard-Visualisierung: es ermöglicht eine medienbruchfreie, rein digitale Verarbeitung der elektronischen Rechnung (ohne Ausdruck auf Papier). Eine Anmerkung zum Anwenderkreis: Die EN16931-Norm und die davon abgeleitete XRechnung regelt in erster Linie den B2G-Rechnungsstellungprozess (B2G: Business to Governement). Dabei befindet sich der Staat oder eine Behörde in der Rolle als Kunde eines privatwirtschaftlichen Unternehmens.

Systemvoraussetzung

Betriebssystem: Die Software Ultramarinviewer ist nur für das Microsoft Windows Betriebssystem erhältlich. Die Betriebssystemversion “Windows 10” wird empfohlen. Hardware: Mindestens 1 Ghz Prozessortakt und mindestens 2 GB Hauptspeicher (RAM)

Erste Installation

Laden Sie die Software von der Webseite www.ultramarinviewer.de herunter und folgen Sie dem Installationsdialog. Die Warnung “Unbekannter Herausgeber” wird angezeigt. Sie können diese Warnung ignorieren. Falls weitere Warnungen auftreten, lesen Sie bitte den Abschnitt “Bekannte Installationswarnungen”. Nach der Installation können Sie die Anwendung starten und damit XRechnungsdateien öffnen. Falls Sie den bequemeren Weg bevorzugen, ausgehend von einer XRechnungsdatei den Ultramarinviewer zu starten, lesen Sie bitte den Abschnitt “Optionale Konfiguration”.

Bekannte Installationswarnungen

Ihr Browser und das Betriebssystem Windows schützt Ihren Computer vor unbekannter Software und warnt deshalb auch, falls eine Software sehr “neu” ist. Folgende Warnungen können auftreten:

Firefox-Warnung: “Diese Datei wird selten heruntergeladen”. Sie können diese Warnung ignorieren.
Browser-Warnung: “Soll dieser Download wirklich erlaubt werden? Diese Datei wird nicht oft heruntergeladen …“. Sie können diese Warnung ignorieren.
Windows-Warnung (blauer Bildschirmdialog): “Der Computer wurde durch Windows geschützt. … wurde der Start einer unbekannten App verhindert”. Sie können diese Warnung ignorieren.
Windows-Warnung (roter Bildschirmdialog): “Der Computer wurde durch Windows geschützt. … wurde der Start einer unbekannten App verhindert”. Sie können diese Warnung ignorieren. Klicken Sie dazu auf den Link “Weitere Informationen”, dann auf die nun eingeblendete Schaltfläche “Trotzdem ausführen”.

Optionale Konfiguration: Ausgehend von einer XRechnungsdatei den Ultramarinviewer starten

Eine Software für bestimmte Dateitypen registriert sich normalerweise über die Dateinamen-Endung. Viele XRechnungsdateien haben die Dateiendung XML. Der Ultramarinviewer registriert sich aber bewusst nicht als Viewer für XML-Dateien, deshalb wird ein Doppelklick auf eine XML-Datei nicht den Ultramarinviewer starten. Hintergrund: die Menge der XRechnungsdateien ist nur eine kleine Untermenge der XML-Dateien. Eine gute Alternative ist eine manuelle Konfiguration des „Senden an:“-Ordners: Falls Sie XRechnungsdateien direkt über den Rechtsklick „Senden an:“ im Ultramarinviewer anzeigen wollen: kopieren Sie sich eine Ultramarinviewer Verknüpfung in Ihren “Senden An” Ordner. Zur allgemeinen Vorgehensweise bei der manuellen Konfiguration des „Senden an:“-Ordners finden Sie viele gute Anleitungen im Internet.

Deinstallation

Folgen Sie hier der normalen Vorgehensweise, um Anwendungen zu deinstallieren: Öffnen Sie den Windowssystemdialog “Startmenü – System – Programme / Apps and Features”. Durchsuchen bzw. filtern Sie die Liste mit dem Filterbegriff “Ultramarinviewer”. Nach einem Linksklick bekommen Sie die Option “Deinstallieren” angezeigt.

Update einer vorhandenen Installation

Der Ultramarinviewer bietet eine Versionsprüfung im Menüeintrag “Hilfe - Homepage nach Updates abfragen”. Falls ein Update vorliegt: Laden Sie sich das Update herunter. Merken Sie sich Ihre aktuelle Version (abzufragen unter Pulldown-Menüeintrag “Hilfe -Version”). Beenden Sie den Ultramarinviewer. Eine vorherige Deinstallation ist nicht notwendig. Installieren Sie nun die Nachfolgeversion genauso wie im Abschnitt “Erste Installation” beschrieben. Das Update ersetzt die vorherige Installation. Ihre Installation ist danach auf dem neuesten Stand. Starten Sie den Ultramarinviewer. Prüfen Sie die aktualisierte Version mit dem Pulldown-Menüeintrag “Hilfe -Version”.

Anwendung

Der Ultramarinviewer bietet vier Möglichkeiten, eine XRechnung zu öffnen und anzuzeigen:

Starten der Anwendung über das Windows-Startmenü, danach Schaltfläche oder Menüeintrag “Datei öffnen” benutzen, um eine XRechnungs-Datei anzuzeigen.
Starten der Anwendung über das Windows-Startmenü, danach eine XRechnungs-Datei aus dem Dateimanager oder einem anderen Programm (z.B. ein E-Mail-Client) einfach mit der gedrückten Maustaste in das Anzeigefenster des Ultramarinviewer herüberziehen (“drag and drop”).
Starten der Anwendung über das Windows-Startmenü, Öffnen einer XRechnungsdatei (siehe oben) in einem Arbeitsverzeichnis, das mehrere XRechnungen enthält. Danach kann mit der Schaltfläche “vorherige Datei” (Cursor links) oder “nächste Datei” (Cursor rechts) navigiert werden, um benachbarte XRechnungen im Arbeitsverzeichnis anzuzeigen.
Im Windows-Dateimanager eine XRechnungsdatei selektieren und über Rechtsklick “Senden an” den Ultramarinviewer starten, um genau diese XRechnungsdatei anzuzeigen. Diese bequeme Startmöglichkeit erfordert etwas Vorkonfiguration (siehe Installation) und ist daher nur für fortgeschrittene Windows-Anwender empfehlenswert.

Nach dem Öffnen einer XRechnungs-Datei wird der Ultramarinviewer diese prüfen und sie entweder anzeigen oder eine Fehlermeldung ausgeben (siehe Fehlercodes unten). Bitte beachten Sie, dass die KOSIT-Visualisierung mehrere Tabs/Reiter verwendet, um alle Attribute einer XRechnung darzustellen. Beispiel: Um zu prüfen, ob die XRechnung Anhänge enthält, wechseln Sie auf den Tab “Anhänge”. Falls Sie die Anwendung testen möchten, können Sie dazu eine KOSIT-Beispielrechnung verwenden: Testrechnung 04.01a-INVOICE_ubl

Vertraulichkeit von Rechnungsdaten

Rechnungsdaten sind vertrauliche Dokumente. Nicht nur weil die verkauften Artikel und deren Preise gelistet sind. Eine besonders vertrauliche Information sind die Rabatte, die ein Lieferant exklusiv nur einem seiner Kunden gewährt. Andere Kunden sollen die Rabatte nicht kennen. Um dies zu verhindern, sollten XRechnungen nicht mit einem sogenannten Online-Viewer (eine Webanwendung im Internet) visualisiert werden, da man die XRechnung zu diesem Zweck auf einen Server im Internet hochladen muss – außer sie vertrauen dem Serverbetreiber, dass er die Vertraulichkeit der hochgeladenen Rechnungen wahrt. Eine lokal installierte Anwendung wie der Ultramarinviewer erfordern keine Übertragung auf fremde Server.

Archivierung von Rechnungsdaten

Rechnungsdateien sollten wie andere Geschäftsdokumente digital archiviert werden, das erspart die teure und unnötige Papierablage in einem Archiv von Aktenordnern. Ein Hinweis zur XRechnung: Archivieren Sie unbedingt die strukturierten Daten im Original (in diesem Fall die XRechnungs-Datei im XML-Format). Es ist nicht notwendig, die davon abgeleitete Visualisierung mitzuspeichern. Hintergrund: Da die strukturierten Daten in sich vollständig sind, können Sie von der archivierten XRechnungs-Datei problemlos immer wieder eine Visualisierung ableiten.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Warum kann ich die Visualisierung nicht drucken oder als PDF speichern?

Der Ultramarinviewer bietet diese Option nicht an, weil dies der “Idee von Rechnungen, bestehend nur aus strukturierten XML-Daten” zuwiderläuft. Die europäische Kommision hat sich bei der E-Rechnungsnorm EN16931 aktiv gegen PDF-Formate entschieden, siehe Link: Benefits of eInvoicing Für einen Endanwender scheint eine Speicheroption als bildhaftes PDF sicher sehr vorteilhaft, tatsächlich hat es aber eigentlich nur Nachteile: Zum Einen geht die Maschinenlesbarkeit verloren und zum Anderen besteht die Gefahr, dass man das bildhafte PDF als Originalrechnung ansieht. Es gilt aber: Nur die XRechnung selbst, also die XML-Datei, ist das (zu archivierende) Original - nicht ein davon abgeleitetes bildhaftes PDF.

Die Visualisierung des Ultramarinviewer kommt mir so bekannt vor?

Ja, viele andere Buchhaltungsprogramme verwenden - genau wie der Ultramarinviewer - die offizielle KOSIT Visualisierung, um XRechnungen anzuzeigen. Die KOSIT hat diese offizielle Visualisierung veröffentlicht, um allen XRechnungs-Anwendern eine gleichartige Ansicht einer XRechnung anzubieten. Es ist also gewünscht, dass die offizielle KOSIT Visualisierung weit verbreitet wird und Ihnen deshalb - berechtigterweise - bekannt vorkommt.

Die KOSIT veröffentlicht doch die gleiche Visualisierung. Warum benötige ich überhaupt den Ultramarinviewer?

Ja, die KOSIT bietet die gleiche Visualisierung, die der Ultramarinviewer anzeigt, als kostenfreien Download an. Tatsächlich können Sie die KOSIT Visualisierung auch ohne Ultramarinviewer benutzen, allerdings erspart der Ultramarinviewer die anspruchsvolle, manuelle Installation und Konfiguration auf Ihrem System. Der Ultramarinviewer ist sozusagen eine Windows-Anwendung als “Hülle” um diese KOSIT Visualisierung, um sie verfügbarer zu machen für den normalen Anwender. Der Ultramarinviewer ist also keine Abweichung oder Konkurrenz zur offiziellen KOSIT Visualisierung.

Warum eine Softwareinstallation, es gibt doch auch Onlineviewer?

Ja, es gibt viele kostenlose XRechnung-Onlineviewer. Das Problem ist die Datensicherheit: Mit dem Betreiber eines kostenlosen Onlineviewers hat man meist keinen Vertrag, der die Datensicherheit von vertraulichen Rechnungen (Rabatte, Kundenbeziehungen) regelt, die man auf den Server hochlädt. Vorsichtige Anwender setzen daher gerne auf Offline-Tools wie den Ultramarinviewer.

Ist die Anwendung Terminal-Server-fähig?

Ja, ein Terminal-Server-Betrieb müsste problemlos möglich sein. Technischer Hintergrund: Der Ultramarinviewer schreibt in Version 1.1 weder benutzerspezifische Einstellungen noch sonstige Dateien. Mit diesem “minimalen” Verhalten bzgl benutzerspezifischen Einstellungen sollte sich die Software problemlos in einer Terminal-Server- / Multi-User-Umgebung betreiben lassen. Ein dedizierter Test wurde allerdings nicht durchgeführt.

Warum werden auf der Haupseite nur Kopfdaten, aber keine Positionsdaten angezeigt?

Klicken Sie auf den HTML Tab “Details”, dahinter verbirgt sich die Anzeige der Positionsdaten. Die KOSIT-Visualisierung zeigt die unterschiedlichen Bestandteile einer XRechnung in einem Multi-Tab-Display an.

Warum erfolgt keine inhaltliche Konsistenzprüfung / Validation?

Fakt ist: Der Ultramarinviewer prüft oder validiert in der Tat nichts. Es wird nur die KOSIT-Visualisierung erzeugt und dargestellt. Es ist technisch möglich, den von der KOSIT bereitgestellten Validator zu integrieren. Der Ultramarinviewer wird allerdings den Validator wegen des hohen Integrationsaufwandes nicht in die Roadmap aufnehmen. Hinweis: Falls Sie Ihre Rechnungen an eine Rechnungseingangsplattform des Bundes oder der Bundesländer einreichen, steht Ihnen dort ein Validator zur Verfügung.

Kann der Ultramarinviewer auch über die Kommandozeile gestartet werden, um eine XRechnung über den Dateipfad als Parameter anzuzeigen?

Ja.

Warum bieten Sie den Ultramarinviewer als Freeware an, sie könnten damit doch auch Geld verdienen?

Der Ultramarinviewer ist ein reines Freizeitprojekt, mit dem ich ein nützliches Werkzeug bereitstellen möchte. Ich habe kein kommerzielles Interesse. Ein Grund für die kostenlose Zurverfügungstellung ist auch die Tatsache, dass zwei eingebundene Softwarekomponenten auch wiederum kostenfrei vom Hersteller zur Verfügung gestellt wurden: SAXON-HE 9.9.1.2 und die KOSIT Visualisierung.

Fehlercodes:

Fehlercode	Bedeutung	Details
Fehler 420	Die geöffnete Datei ist keine XRechnungs-Datei. Desweiteren ist die Datei auch keine XML-Datei.	Diese Fehlermeldung erscheint beispielsweise, falls sie versehentlich eine beliebige Binärdatei (wie TIFF, PNG oder JPG) geöffnet wird. Bitte beachten Sie, dass der Ultramarinviewer in der Version 1.1 nur XRechnungs-Dateien öffnen kann.
Fehler 440, 450	Die geöffnete Datei ist eine XML-Datei, aber keine normgerechte XRechnung.	Bitte beachten Sie, dass diese Fehlermeldung “ohne Gewähr” ist, da der Ultramarinviewer kein XRechnungsvalidator ist. Empfohlene nächste Schritte: Bitte informieren Sie den Rechnungssender darüber, dass die gesendete XRechnung höchstwahrscheinlich nicht normgerecht ist. Zur tieferen Analyse sollte die XRechnung im XRechnungs-Validator der KOSIT (siehe Glossar) geprüft werden.
Fehler 460	Die geöffnete Datei ist eine nicht normgerechte XRechnung, die deswegen nicht visualisiert werden kann.	Beispiel für eine Fehler-460-Normverletzung: inkorrekt formatierte Attributwerte. Bitte beachten Sie, dass diese Fehlermeldung “ohne Gewähr” ist, da der Ultramarinviewer kein XRechnungsvalidator ist. Empfohlene nächste Schritte: Bitte informieren Sie den Rechnungssender darüber, dass die gesendete XRechnung höchstwahrscheinlich nicht normgerecht ist. Zur tieferen Analyse sollte die XRechnung im XRechnungs-Validator der KOSIT (siehe Glossar) geprüft werden.

Glossar

Begriff	Bedeutung
elektronische Rechnung	Eine Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. Beispiel: EDIFACT, XRechnung. Ein Gegenbeispiel wäre eine eingescannte Papierrechnung im TIFF oder PDF-Format, dies ist zwar auch ein “elektronisches” Format, enthält aber keine strukturierten Rechnungsdaten.
EN16931	Europäische Norm für elektronische Rechnungen. Europäische Mitgliedsstaaten dürfen – unter Wahrung der Kompatibilität - nationale Standards wie die XRechnung ableiten.
XRechnung	Deutsche eRechnungs-Norm, kompatibel mit EN16931.
KOSIT	Deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards. Die KOSIT pflegt den XRechnungs-Standard und stellt u.a. sowohl eine XRechnungs -Visualisierung (verwendet im Ultramarinviewer) als auch einen XRechnungs-Validator zur Verfügung.