Einleitung

Viele selbstständige Unternehmer, die erstmalig einer Behörde eine Rechnung stellen, werden von der Behörde aufgefordert, das spezielle Rechnungsformat XRechnung einzureichen. Ein Unternehmer, der dieses Rechnungsformat noch nicht kennt, hat viele Fragen, unter anderem: warum muss ich den Aufwand betreiben, ein bestimmtes Rechnungsformat zu benutzen? Dieser Text soll einige Fragen beantworten. Ich kenne die Herausforderungen der XRechnung aus meiner beruflichen Praxis: Ich habe einige Jahre als Softwaretester bei einem Dienstleister für elektronische Rechnungen gearbeitet. Diesen Artikel habe ich im Rahmen meines Freizeitprojektes Ultramarinviewer (ein Offline-XRechnungsviewer)
unabhängig von beruflichen und kommerziellen Interessen geschrieben. Der nachfolgende Text fokussiert bewusst auf das Rechnungsformat XRechnung und geht nicht tiefer auf die Thematik der „Schwesterformate“ ZUGFeRD 2.2, oder PEPPOL BIS 3.0 ein, die ebenfalls mit der europäischen Norm EN16931 kompatibel sind und auch eingereicht werden können, falls die Behörde diese Rechnungsformate akzeptiert.

Warum darf ich der Behörde keine Papierrechnung senden?

Tatsächlich darf eine auftraggebende Behörde den Lieferanten aufgrund einer Landes- oder Bundes-eRechnungs-Verordnung vorgeben, ein bestimmtes Rechnungsformat zu verwenden. Ein privater oder kommerzieller Auftraggeber kann zwar auch vorschlagen, ein bestimmtes Rechnungsformat zu verwenden, hat aber keine eRechnungs-Verordnung als Druckmittel.

Papierrechnungen sind in Tat veraltet. Warum kann ich meine Rechnung nicht als PDF exportieren und der Behörde senden?

Naheliegend, aber ein normales PDF als Papierersatz ist nicht ausreichend. Die eRechnungs-Verordnung erlaubt nur Rechnungsformate, die mit der europäischen Norm EN16931 kompatibel sind, darunter fallen z.B. XRechnung, ZUGFeRD 2.2, oder PEPPOL BIS 3.0. Diese Rechnungsformate enthalten einen strukturierten Datensatz in Form einer XML-Datei.

Genügt es, irgendeine XML-Datei erzeugen?

Nein, es genügt nicht, eine beliebige XML-Dateien zu erzeugen. Die XML-Datei muss mit der europäischen Norm EN16931 kompatibel sein. Nur eine geeignete Software kann eine EN16931-kompatibles Rechnungsformat (wie XRechnung) erzeugen.

Kann mein Buchhaltungsprogramm eine XRechnung erzeugen?

Es gibt durchaus Buchhaltungsprogramme oder Handwerkersoftware, die ein EN16931-kompatibles Rechnungsformat exportieren können. Falls Sie eine solche Software haben, reichen Sie die exportierte Rechnung auf dem von der Behörde bevorzugten Weg ein. Sie müssen nur noch zwei Hürden nehmen: Sie müssen die Leitweg-ID oder ein vergleichbares Behördenkennzeichen bei der Behörde in Erfahrung bringen und je nach Behörde einen unterschiedlichen Einreichungsweg wählen. Siehe die weiteren Fragen unten.

Was ist mit meinem Rapportzettel oder anderen rechnungsbegründenden Leistungsnachweisen? Kann ich wenigstens diese rechnungsbegründenden Unterlagen als bildhaften Scan oder PDF beilegen oder müssen diese auch in XML umgewandelt werden?

Die rechnungsbegründenden Unterlagen müssen nicht in XML umgewandelt werden. Die zulässigen Formate sind: PDF, CSV, PNG, JPEG, ODS, XLSX. Die entsprechenden Dateien werden von der Buchhaltungssoftware in die XRechnung als XRechnungs-Anhang eingebettet und sind dann Teil der XML-Datei.

Mein Buchhaltungsprogramm kann kein EN16931-kompatibles Rechnungsformat wie die XRechnung exportieren. Was jetzt?

Nun gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Wechseln Sie auf ein Buchhaltungsprogramm, das ein EN16931-kompatibles Rechnungsformat exportieren kann.
  2. Geben Sie die Rechnung manuell ein in der Webanwendung einer behördlichen Einreichungsplattform – falls die Behörde eine solche Webanwendung bereitstellt. Dieser Weg ist zeitaufwändig, vor allem, falls mehrere Rechnungen eingegeben werden müssen. Tipp: Einige Einreichungsplattformen erlauben die Definition einer Vorlage. Aus einer Vorlage kann man mit geringem Aufwand wiederholt neue Rechnungen ableiten.
  3. Schliessen Sie einen Vertrag mit einem Rechnungsdienstleister. Vorteil: Der Dienstleister übernimmt die Rechnungserzeugung und Einreichung, nicht nur bei Ihren behördlichen Kunden, sondern auch bei Ihren privaten und kommerziellen Kunden.

Mein Buchhaltungsprogramm fragt mich nach einer Leitweg-ID. Was ist das? Das hat mich das Programm noch nie gefragt.

Korrekt, nur bei Rechnungsstellung an Behörden ist die Leitweg-ID erforderlich. Erfragen Sie diese einfach bei der Behörde.

Warum haben die Behörden je nach Bundesland unterschiedliche Einreichungswege?

Tja, willkommen im Föderalismus. Jedes Bundesland kann über eine eigene E-Rechnungsverordnung regeln, wie die XRechnung eingereicht werden soll. Siehe VER Übersicht (ganz nach unten scrollen: unten ist eine Deutschlandkarte, die für jedes Bundesland spezifische Informationen zur XRechnung auflistet: https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/

Nun habe ich aus meiner Buchhaltungssoftware eine XML-Datei exportiert, die eine XRechnung darstellen soll. Kann ich diese nochmal prüfen oder ansehen, bevor ich sie einreiche?

Ja, beides ist möglich:

  • Ansehen: Sie können eine XRechnung mit einem XRechnungs-Viewer ansehen. Ihnen stehen mehrere kostenlose Online- und Offline-Viewer zur Verfügung, z.B. der Online-Viewer des Landes Bayern oder der Offline-Viewer Ultramarinviewer, den ich im Rahmen eines Freizeitprojektes programmiert habe.
  • Prüfen: Zusätzlich zu Ihrer manuellen rechnungsfachlichen Prüfung mit einem XRechnungs-Viewer können Sie Ihre XRechnung durch einen XRechnungs-Validator auf Konformität zur XRechnungs-Norm prüfen lassen: Online-Validator des Landes Bayern. Nur eine valide XRechnung kann bei einer Behörde eingereicht werden. Auch die Behörde setzt einen XRechnungs-Validator ein und wird nichtkonforme Rechnungen mit einer komplexen und detaillierten Fehlermeldung zurückweisen, siehe Frage unten.

Ich habe die XRechnung eingereicht, aber die Behörde lehnt die XRechnung mit einer komplexen und detaillierten Fehlermeldung ab. Was soll ich jetzt tun?

Fragen Sie Ihren Softwarehersteller oder Steuerberater. Entweder stimmt etwas nicht bezüglich Ihrer Rechnungsdaten (z.B. fehlende Angaben) oder die Software ist nicht in der Lage, eine normgerechte XRechnung zu erzeugen. Die komplexe und detaillierte Fehlermeldung mag irritierend sein, sie ist aber in den meisten Fällen sehr genau und damit eher ein Vorteil für alle Beteiligten. Die Fehlermeldung enthält meistens einen Bezug zu einer sogenannten Geschäftsregel (englisch: Business rule) wie z.B. BR-10 oder BR-DE-11. Prüfen Sie, ob Ihre XRechnung diese Geschäftsregel verletzt. Eine Liste der Geschäftsregeln finden Sie in der jeweils aktuellen Spezifikation XRechnung.

Ich habe die XRechnung erfolgreich eingereicht. Nun möchte ich die XRechnung in meinen Unterlagen archivieren. Kann ich sie ausdrucken oder als PDF archivieren?

Ja, das können Sie schon – sie sollten es aber nicht tun, da das eine Entdigitalisierung (Verlust strukturierter Daten) und ein Verstoß gegen die Archivierungspflicht des Rechnungs-Original und Unveränderbarkeit im Sinne des Handelsgesetzbuch Paragraph 239 und der GoBD (auf die GoBD wird auch in der Abgabenordnung Paragraph 146 verwiesen) wäre. Archivieren Sie die XRechnung stattdessen besser im Originalformat XML in einem GoBD-konformen Dokumentenmanagementsystem.

Zitate aus der GoBD:

  • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden [..].
  • Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig [..].

Ich hoffe, einige Einsteiger-Fragen beantwortet zu haben. Falls Sie weitere Fragen haben, senden sie mir diese gerne an:

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